Envío y Recepción de Fax mediante Outlook

Aunque el apartado lo hemos denominado envío y recepción de fax mediante Outlook, realmente el servicio que se utiliza se llama Microsoft Fax, lo que ocurre es que este servicio utiliza Outlook para la recepción. Como veremos el envío no requiere del uso de Outlook.

Envío de Fax
El envío de fax mediante el ordenador consiste en las mismas operaciones que realizamos para imprimir un documento, tan sólo se diferencia en que la impresora seleccionada para la impresión se llama Microsoft Fax.
Para ejemplificar utilizaremos el cuadro de diálogo de impresión de Word, por ser el de uso más extendido.
Paso 1: una vez tenemos nuestro documento preparado daremos la orden de impresión, y nos aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir:
Es recomendable guardar el documento antes de realizar la operación de impresión por si ocurre cualquier error durante el proceso.


Paso 2: en el campo "Nombre" pulsaremos sobre el botón , y aparecen las distintas impresoras que tenemos conectadas a nuestro ordenador, o a las que tenemos acceso a través de la red, seleccionaremos Microsoft Fax, o cualquier otra palabra donde aparezca Fax, ya que es posible que en el caso de una red el administrador de la misma le haya cambiado el nombre al servicio.
Paso 3: una vez seleccionado el servicio de fax pulsaremos sobre aceptar, al cabo de unos instantes aparece el Asistente para envío de fax:

En el campo A: teclearemos el nombre de la entidad o persona al que se dirige el fax. También podemos seleccionarlo de la libreta de direcciones, si previamente le hemos dado entrada. Pulsando sobre el botón Libreta de direcciones nos aparece el cuadro de diálogo de selección.

(para más información sobre la libreta de direcciones ver apartado Libreta de direcciones)

El campo Ubicación es predeterminado, así que lo dejaremos tal cual.
En el campo Fax introduciremos en el primer recuadro blanco los dos primeros dígitos del teléfono al que llamemos, y en el segundo recuadro blanco el teléfono completo con sus nueve dígitos, o con 13 si enviamos el fax a través de un operador que requiera prefijo.
Si el envío de fax es para más de un destinatario, una vez rellenos los datos vistos anteriormente, podemos pulsar sobre el botón Agregar y nuestro primer destinatario pasará a al cuadro blanco inferior. Para introducir el segundo destinatario introduciremos los datos y pulsaremos Agregar, y así sucesivamente hasta que tengamos completa la lista de destinatarios.

Si nuestra línea de fax pasa por una centralita es muy posible que requiramos la introducción de un dígito para marcación exterior. El dígito se situará al principio del segundo cuadro blanco del campo Fax e irá seguido de una coma, a continuación se introducirá el número del destinatario.

Pulsaremos el botón Siguiente
Paso 4: acto seguido aparece otro cuadro del asistente

En él se nos pide información sobre si deseamos enviar una portada junto al fax, si marcamos el cuadro de verificación se enviará una portada, que podremos seleccionar del campo Portada. Estas portadas están predefinidas por el sistema, aunque cabe la posibilidad de configurar una personalizada.
El campo código lo ignoramos. Pulsamos en Siguiente
Paso 5: nos aparece otro cuadro del asistente, donde se nos permite la introducción de un Asunto y Nota adicional al fax. Esta nota y asunto aparecerán en destino en la portada de fax.

Pulsamos en Siguiente.
Paso 6: el fax está listo para su envío, tan sólo debemos pulsar sobre el botón Finalizar que se muestra en la siguiente pantalla:

Sólo resta saber si nuestro fax ha está siendo enviado. Para ello debemos observar la esquina inferior derecha del escritorio de Windows (donde aparece la hora):



Nos debe aparecer el símbolo de una impresora (señalado con flecha roja en la imagen). Si hacemos doble clic sobre ella, nos aparece la cola de impresión, que indica el estado de envío del fax:



Cuando se haya enviado correctamente el documento desaparecerá de la ventana, en caso contrario nos aparece un mensaje donde ahora pone "Reintentando 1 de 3 veces", podrá "Fallaron todos los intentos". En este último caso debemos proceder a reenviar el fax, no sin antes preguntar a nuestro destinatario si lo tiene conectado.




Recepción de Fax

Recibir un fax es lo mismo que recibir un correo electrónico. Nos aparecerá en la bandeja de entrada un mensaje nuevo que adjunta un archivo. Vease un ejemplo:

Tan sólo tenemos que hacer doble clic sobre el fichero adjunto para ver el contenido del fax.

Si nuestro ordenador es de uso personal no encontrándose conectado a ninguna red, para recibir un fax debemos tener abierta la asplicación Outlook, de lo contrario el fax no será recibido y ni tan siquiera será contestada la llamada del fax. En el caso de una red el fax será recibido por el ordenador servidor, pero nosotros los recibiremos única y exclusivamente cuando tengamos abierto Outlook.